Protocolo para la Gala en favor de la Cocina Económica de Gijón

JOSÉ ÁNGEL JARNE*

En 2022 la gala benéfica a favor de la Cocina Económica de Gijón cumplirá quince años siendo todo un referente en los eventos que cada año se celebran en la ciudad asturiana. En esta ocasión, y pese a las dificultades marcadas por las medidas sanitarias en cuanto a aforos y limitaciones, la Asociación de Escritores Noveles tuvo claro desde un primer momento, que la gala a favor de la Cocina Económica de Gijón debía celebrarse. 

Este evento nació en 2007 para unir literatura y solidaridad en un mismo evento, con un objetivo muy claro: recaudar fondos para la Cocina Económica de Gijón, y como entorno para la entrega del Premio Luis Adaro de relato, premio que era convocado por la Asociación de Escritores Noveles con el patrocinio de Adaro Tecnología S.A. 

Debo reconocer que en aquella primera edición la organización y la puesta en escena del acto fueron precarios. Se enviaron muy pocas invitaciones y la publicidad fue casi inexistente. Sin embargo, a pesar de que solo asistieron cuarenta personas vinculadas a ambas entidades, los medios de comunicación lo recogieron ampliamente y con cariño.

Los primeros años este acto no contó con patrocinadores que asumieran gastos organizativos; sin embargo, poco a poco, las empresas comenzaron a colaborar y, en 2010, última convocatoria del Premio Luis Adaro de relato, el número de patrocinadores y colaboradores ya era significativo. 

Ese mismo año, a la Asociación de Escritores Noveles se le planteó una importante disyuntiva: valorar el seguir organizando la cena, puesto que ya no existía el premio literario. Dado que el evento ya estaba consolidado en la ciudad, se decidió continuar, pero con el cumplimiento de una premisa: en la gala siempre se incluiría un «tempo cultural», ya fuera a través de un pequeño concierto musical, la dramatización de un relato u otras iniciativas culturales. 

La gran transformación organizativa de este evento tuvo lugar en 2018 gracias a la intervención de Javier Carnicer (jefe de protocolo del Gobierno de Aragón), quien nos puso en contacto con la empresa zaragozana Diaple Networking. Gracias a la implementación de Stela, el software de gestión de protocolo y eventos, que ellos han desarrollado, hemos dado un salto cuantitativo y cualitativo en los detalles protocolarios y organizativos, lo que confiere un alto grado de profesionalización, algo que ha quedado especialmente reflejado este año, por ejemplo, con los protocolos Covid-19. 

En la actualidad todo se gestiona en formato digital y la víspera del evento todos los asistentes reciben por correo electrónico su correspondiente acreditación con el número de mesa asignada. 

Esta implementación ha supuesto también un ahorro significativo para los patrocinadores, así como una significativa agilización en la organización y puesta en escena del evento. 

[Fotografía: @martinvallefoto]

(*) José Ángel Jarne es director de comunicación de la Asociación de Escritores Noveles