La estructura del evento al servicio de la comunicación

ARANTXA VICEDO
Responsable de Protocolo del Ayuntamiento de Elche
arantxavicedo.com

El maestro Carlos Fuente Lafuente nos indica en su libro Protocolo para actos oficiales: “La organización de actos oficiales tiene sus propias singularidades más allá de la aplicación de las normas o ceremoniales”. Existe una idea generalizada de que este tipo de actos son radicalmente distintos, en cuanto a su configuración, desarrollo y ejecución a otros no oficiales, cuando realmente no es así.

La tendencia es que unos y otros se vayan acercando cada vez más en su diseño porque en ambos lo esencial ya no es la transmisión de una imagen de poder, sino la emisión de mensajes que de forma escenificada se lanzan desde la entidad organizadora.

“El uso del protocolo y sus eventos como instrumento de afirmación de la jerarquía ha dado paso a una puesta en escena claramente comunicacional y de marketing político e institucional”

Y un claro ejemplo de este nuevo protocolo para la organización de actos oficiales, lo llevé a cabo hace unos días con motivo del Acto Institucional de Nombramiento de Hijo Predilecto de Elche a título póstumo del jurista ilicitano, Tomás Salvador Vives Antón, ajustando la estructura del acto con el fin de generar un storytelling que provocará en nuestros invitados experiencias y mensajes duraderos y positivos en su imaginario personal.

Pizarra estratégica de contenidos del acto

Pero ¿cómo conseguimos generar un storytelling atractivo para nuestros invitados? Yo aconsejo plasmar los elementos clave del evento de modo esquemático con el fin de visualizar el conjunto de la estructura y, una vez disponemos de toda esta información, es momento de armar el evento.

Pizarra estratégica con motivo del Acto Institucional de Nombramiento como Hijo Predilecto de Elche a título póstumo a D. Tomás Salvador Vives Antón, que se convirtió en el siguiente acto:

Estamos en un momento de cambios constantes y acelerados, cada menos de dos o tres años estamos viendo cómo ocurre algo que nos hace replantearnos el modo de hacer las cosas. Antes no era así, transcurría mucho más tiempo, incluso décadas para que algún hecho fuese lo suficientemente notable para que las reglas del juego cambiaran de modo sustancial. Los organizadores de eventos teníamos un entorno mucho más controlado.

Sin duda la innovación y los avances tecnológicos (web, móvil, RRSS, smartphone o la inteligencia artificial, entre otros) de los últimos tiempos están consiguiendo saltos exponenciales. Por ello, como profesionales de la comunicación que trabajamos con la herramienta más valiosa, el evento, debemos de enfocar nuestros esfuerzos en poner la innovación como elemento clave para adaptarse y transformarse al mundo de hoy en día. Por supuesto, desde el rigor del análisis, el estudio de caso y los conocimientos reglados en la materia que permiten argumentar las adaptaciones en los eventos.

Una secuencia que se adapta a los tiempos

Tras las anteriores consideraciones, paso a exponer cómo se estructuró el Acto Institucional de Nombramiento de Hijo Predilecto de Elche a título póstumo del ilicitano D. Salvador Vives Antón, que contó con la presidencia del presidente de la Comunidad Valenciana.

• En primer lugar, tomó la palabra el secretario general del Ayuntamiento, para dar la bienvenida a los presentes (realiza las funciones de mantenedor del acto).
• A continuación, tuvo lugar la LAUDATIO del distinguido por parte de dos grandes personajes: Excmo. Sr. D. Inocencio Arias (ex diplomático) y del Excmo. Sr. D. Juan Alberto Belloch (ex ministro).
• Seguidamente, y para mantener la atención de los invitados se proyectó un vídeo testimonial de amigos y compañeros de trabajos del distinguido (a título póstumo) con el fin de mantener su memoria viva.
• Tras la visualización del vídeo, tomó la palabra el anfitrión del acto, el alcalde de la ciudad de Elche, D. Carlos González.
• Finalizando el acto se produjo el momento más emotivo, la entrega de la Distinción como Hijo Predilecto de Elche a la viuda de Vives Antón por parte del President de la Generalitat Valenciana, y el agradecimiento por parte de su hija Ana Vives.
• Por último, se visualizó un vídeo del presidente del Tribunal Constitucional, Excmo. Sr. D. Cándido Conde- Pumpido.
• Para cerrar el acto, tomó la palabra el Molt Honorable President de la Generalitat Valenciana, Sr. Ximo Puig i Ferrer.
• Y como es tradición y costumbre en el consistorio ilicitano sonó el himno de la ciudad para concluir.

Todo cambio implica generar conciencia

En definitiva, este ejemplo práctico pone de manifiesto lo que está sucediendo actualmente, cambios en algunas cuestiones del protocolo de los eventos institucionales que estoy segura de que se irán asentado. Por ello, como organizadores de eventos, debemos de ir generando conciencia en cuanto a que “no es posible resolver los problemas de hoy con las soluciones de ayer”.