Consejos para mantener la atención de los participantes en eventos híbridos

LIDIA DE LA LAMA

Mantener la atención constante de 10, 20, 30 personas durante una reunión virtual puede ser todo un desafío, entonces, ¿cómo logramos que cientos o incluso miles de participantes online permanezcan atentos durante el tiempo de duración de un evento híbrido? Desde American Express Meetings & Events, Alison Squillacioti y Morgan Webb, nos dan una serie de recomendaciones que nos ayuden a conseguir este reto.

En primer lugar, debemos considerar siempre la zona horaria. Al planificar un evento híbrido, debemos tener en cuenta las diferentes zonas horarias en las que se encuentran los participantes, ya que podrían estar repartidos por diferentes regiones del mundo, lo que no supone un inconveniente cuando se reúnen de forma presencial pero sí en el caso de un evento híbrido.

Dado que encontraremos ocasiones en las que no será posible acomodar los horarios de todos, especialmente si se trata de un evento global, es importante estar preparados para ofrecer a los invitados opciones que den respuesta a su demanda concreta y, por supuesto, poder ofrecer las grabaciones de las conferencias tras el evento, para que estos invitados accedan a ellas cuando les sea posible.

También es importante romper con la dinámica. Morgan indica que las personas tienen, en general, períodos de atención bastante cortos, por lo que una forma de combatir la falta de concentración de la audiencia es, sin duda, mantener las sesiones o ponencias mucho más reducidas.

Alison por su parte añade, además, que con los eventos presenciales es posible ubicar sesiones que duren dos o tres horas, sin embargo, este mismo formato no funciona con participantes en virtual, especialmente si puede haber también, niños llorando, perros ladrando, timbres sonando…

“No se puede tener a alguien online, desde casa, sentado, de 10:30h a 17:30h”, comenta Alison. “Mi recomendación es hacer breves descansos cada dos horas con el fin de mantener a todos más implicados en la sesión. Si el evento consiste, por ejemplo, en un día virtual de seis horas aproximadamente, lo ideal sería establecer cuatro descansos”.

También es importante elegir a los facilitadores adecuados. Para captar la atención de una audiencia online, es fundamental contar con un maestro de ceremonias o facilitador dinámico del evento que sirva de enlace entre los asistentes en presencial y los participantes virtuales. Es clave elegir uno que sepa cómo trabajar con un gran número de personas, incluso cuando no puede verlas. En algunos casos, si fuera necesario, poder contar con dos personas: un maestro de ceremonias más implicado con los participantes virtuales, además de un facilitador adicional en sala que haga las veces de anfitrión y ambos coordinados; esto sería el mundo ideal.

Comunicar previamente la plataforma tecnológica que se usará en la sesión, crear contenido personalizado y fomentar la interacción entre asistentes presenciales y virtuales, son otros de los consejos que nos recomiendan para captar la atención de una audiencia online. También es importante tener en cuenta que una de las mejores formas de involucrar a una audiencia virtual es recompensarla por su participación. 

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