La seguridad sanitaria, un elemento más en la organización de eventos

PILAR DÍAZ COLOMO

Los organizadores de eventos han sabido reinventarse y han estado a la altura desde que, a principios del año 2020, el mundo se vio sumido en una pandemia por la COVID-19. A partir de ese momento, se puso sobre la mesa el concepto de “teletrabajo”, hasta entonces casi desconocido y poco usado por las empresas en nuestro país. Todo se paralizó y el hashtag #StayHome (Quédate en casa), fue conocido mundialmente. La presencialidad en reuniones, congresos o ferias era impensable y el sector se vio obligado a buscar nuevas alternativas que permitiesen seguir desarrollando actos. 

Durante los confinamientos en las casas, que se dieron en la mayoría de los países a nivel mundial, se pudo disfrutar de “pequeños” eventos a través de redes sociales o de plataformas digitales muy a la moda, como Zoom o Team. En ellas, se podían ofrecer desde clases online, a mini conciertos de grandes estrellas internacionales como Taylor Swift, Andrea Bocelli o Alejandro Sanz. También se organizaron multitud de encuentros entre grandes directivos de empresas o, más a pequeña escala, las reuniones diarias para exponer el punto del día de cada trabajador cuya profesión le permitía hacerlo.

Una vez superados estos meses, cada país eligió la forma de la desescalada de sus habitantes y las aperturas de sus fronteras. Unos por horarios, otros por franjas de edad o con la presentación de distintas pruebas una vez en el lugar de destino. Pero no en todos los países fue igual, incluso algunos aún no han abierto sus espacios o lo acaban de hacer, como Australia y Estados Unidos, respectivamente. Así que, siguiendo esta línea, las reuniones entre miembros de grandes empresas internacionales, acostumbrados a verse presencialmente en un tercer país o en grandes reuniones o congresos, se paralizaron en marzo de 2020, dando prioridad, desde entonces, al formato digital. 

Ya en 2021, este tipo de reuniones se han seguido celebrando paulatinamente y de forma presencial entre países con medidas restrictivas similares, ya sean dentro de un espacio común, como la Unión Europea o en países con medidas anti-COVID parecidas. Ahora bien, estos encuentros todavía muestran grandes diferencias a los previos realizados a la pandemia y, en la actualidad, se está buscando una forma más eficaz de desarrollar las reuniones sin olvidar, claro está, la posibilidad de suspensión de las mismas por causas derivadas de la COVID-19.

Cuidar el medioambiente

Pero no solo la llegada del coronavirus ha modificado la forma de realizar los eventos. Otra razón por la cual se siguen manteniendo estos encuentros de forma simultánea en vez de presencial es por el cambio climático. Cada vez hay más empresas, tanto a nivel nacional como internacional, que se preocupan más por el medio ambiente o por intentar reducir la huella de carbono que cada persona transmite. Es por eso, que reducir el número de viajes de una persona, de un departamento o de los directivos supone reducir el impacto medioambiental a la par que el coste económico. Cabe destacar que durante el año 2020 las empresas, solo en España, perdieron alrededor de 287.000 millones de euros, según anunció en abril de este año la Confederación Española de Organizaciones Empresariales (CEOE). Si miramos hacia Estados Unidos, los gastos en los viajes corporativos se redujeron en un 71% durante el mismo periodo.

En estos momentos en los que los cambios han venido para quedarse, es ahora cuando los organizadores de eventos tienen que saber diferenciarse del resto y buscar eventos que reúnan similares características a los organizados hace un par de años, cuando la palabra coronavirus aún no formaba parte de nuestro día a día, y siempre, respetando las medidas sanitarias vigentes. 

Lo mismo sucede con los denominados “gestores de viajes” (travel manager) que también han tenido que modificar su modo de trabajar desde la irrupción del coronavirus. Son profesionales que desarrollan su labor en las empresas y se encargan de organizar los viajes de una compañía, desde el vehículo que realiza los desplazamientos al aeropuerto hasta la actividad que los asistentes realizarán en su tiempo libre. 

Público MICE

La consultora estratégica global, McKinsey & Company considera que el público objetivo de los eventos MICE se ha dividido en cuatro grandes grupos, más acentuados aún tras la COVID-19. Al primero de ellos lo llaman los que “nunca se fueron”, haciendo referencia a que la presencia de las personalidades de este grupo nunca va a faltar cuando un evento les llegue a sus manos relacionado con su sector, pues consideran fundamental la presencia en ellos para expandir su marca.

El segundo grupo es el opuesto, los que “nunca regresarán”, aquellas empresas que por su forma de trabajar ven innecesario su traslado al lugar del evento, ya que la labor que allí harían la pueden suplir con otras técnicas virtuales. El siguiente segmento es el de los que tiene “miedo a perderse algo”, aquellas empresas a las que no les es imprescindible asistir pero que suelen ir para aumentar su cartera de networking y para que sean vistos, como es el caso de las PYMES (Pequeñas y Medianas Empresas). La última división es para los que “esperan a ver qué pasa”, esperan a ver como suceden eventos previos y comprobar si les merece la pena trasladarse a otro, aunque el tema sea de su interés. En este grupo está incluido el sector público institucional de los países.

Todos estos factores han hecho que el mundo de los eventos cambie su modus operandis para adaptarse a la situación y volver a recuperar la normalidad de la etapa pre-COVID, cuando un evento, del tipo que fuera, era un momento de celebración y disfrute y no de miedo para sus visitantes. La mentalidad de los organizadores ha tenido que cambiar a pasos agigantados para ofrecer lo mejor, pero con aún más seguridad. Por el momento, la mascarilla seguirá siendo parte de nosotros mismos en espacios cerrados; la toma de temperatura fundamental para entrar en cualquier recinto; y el resultado negativo en cualquier test anti-COVID la entrada para disfrutar del espectáculo que cada evento lucha por ser.

[businessinsider.es]