Qué es un ‘liaison officer’ y qué papel desempeña en un evento de alto nivel

PAULINA GRASIELA MARIA KAWATU

Un liaison officer es alguien responsable de facilitar la comunicación entre dos o más organizaciones. Su función en una cumbre de alto-nivel comienza por recoger a los invitados en el aeropuerto, ir al hotel designado, llevarlos y entregarlos en el lugar/sala del evento y trasladarlos de regreso al aeropuerto. También debe garantizar que los invitados puedan participar en cada acto sin ningún problema y bajo control. Además, ayuda y brinda servicios de protocolo a la delegación para que pueda trabajar bien. Aparte de eso, siempre debe coordinar y ocuparse en estrecha colaboración con los oficiales de seguridad que escoltan a los invitados.

Tuvimos la oportunidad de entrevistar a un coordinador de liaison officer durante la presidencia italiana del G7. La participación en eventos internacionales no es nada nuevo para él. Anteriormente, en 2022, también participó como delegado de la juventud italiana en la Cumbre de la Juventud del G20 (Y20) en Yakarta y Bandung (Indonesia).

En el comienzo de la presidencia de G7, el ministerio de Asuntos Exteriores de Italia contrató a docenas de liaison officer para trabajar durante la presidencia italiana del G7 que duró todo el año. El proceso de selección consta de una entrevista, una evaluación de las competencias en lenguas extranjeras, sobre todo el inglés, conocimientos sobre cuestiones internacionales y habilidades comunicativas. Están trabajando no sólo para la Cumbre de Líderes en junio sino también para reuniones ministeriales y otros eventos paralelos del G7. En julio se celebrarán dos reuniones ministeriales: Ciencia y Tecnología (9-11 de julio en Bolonia y Forli) y Comercio (16-17 de julio en Villa San Giovanni y Reggio Calabria).

Principales funciones

Las principales funciones de los liaison officer de la Presidencia Italiana del G7 son la coordinación, filtración y procesamiento de toda la información entre el gobierno italiano y las delegaciones, embajadas, instituciones y organizaciones internacionales involucradas en el G7, junto con la planificación, gestión y coordinación de los aspectos protocolarios.

Además, la gestión y asistencia para todos los asuntos administrativos relacionados con los miembros de la delegación, incluyendo la logística y las solicitudes de acreditación, así como la coordinación de los Guardias de Seguridad Italianos con el equipo de seguridad de la delegación, son tareas esenciales. Las relaciones con las embajadas (informes, elaboración de documentos, reuniones de coordinación), instituciones, agencias de congresos y proveedores, así como el acompañamiento de los distintos Jefes de Delegación a la presentación oficial, también son de gran importancia.

“Como liaison officer”, afirma este coordinador, “fuimos el principal punto de contacto entre el gobierno italiano y los delegados extranjeros. Realizamos y organizamos los preparativos de las cumbres, lo cual incluyó mucha planificación y recolección de toda la información necesaria sobre la logística y horarios, en contacto con la embajada, horarios, llegadas y salidas. Nos aseguramos de cuántos delegados vendrían, cuántos automóviles necesitaríamos, qué había en la agenda, cuántas oficiales de seguridad traerían al evento, cuántas insignias debíamos proporcionar y cuántos vehículos serían requeridos. Por ejemplo, antes de la llegada, nos coordinamos con los agentes de policía en el aeropuerto y con la movilidad alrededor del lugar durante los eventos. Notificamos los detalles, ya que debían ser analizados por los agentes de policía en el aeropuerto”.

Lo que resultó todo un desafío para él fue que solo había un liaison officer que encarga delegación de cada país u organización en todos los mítines del G7. Si hay un país que reúne cientos de delegados, como por ejemplo Estados Unidos, por supuesto que será un desafío en sí mismo. A diferencia de la reunión del G20 en Bali en 2022, un país fue manejado con un mínimo de dos liaison officers.

“En el orden protocolario, por ejemplo, el hand-shake y la foto de familia, algunos delegados fueron muy exigentes”, habló sobre uno de los desafíos durante la Cumbre de Líderes.

Cuando se le pregunta sobre las diferencias de deberes entre las reuniones ministeriales y las Cumbres de Líderes del G7, las más destacadas son la atención al detalle y el nivel de seguridad. Además, dado que a la Cumbre de Líderes asistieron los Jefes de Estado y de Gobierno, había preocupaciones de terrorismo y seguridad, por lo que como liaison officer debían tener cuidado al proporcionar información y asegurarse de que su Jefe de Delegación estuviera satisfecho con su trabajo. Pero en cuanto a los procedimientos del protocolo, en general fue lo mismo.

Este coordinador nos contó la presión de trabajar en la cumbre de Líderes G7. “De manejar la presión, el nivel de estrés, siempre hay que estar disponible e informado, ya que eres el único punto de contacto que se ocupa de la delegación. La presión fue muy alta, hubo mucho trabajo e incluso muchos cambios de última hora. Y teníamos que estar siempre cerca de los jefes de Estado”.

Como una persona que siempre tenía que estar cerca de los delegados, durante la Cumbre de Líderes se proporcionó a todo el personal un alojamiento en un resort a sólo 10 minutos de Borgo Egnazia. El gobierno proporcionó un transporte colectivo para todos los liaison officer y equipos técnicos del evento porque incluso desde días antes ya estaban manejando los preparativos del evento principal y algunos eventos paralelos.

Y al final de la Cumbre de Líderes, los liaison officer tuvieron una sesión de cierre con la primera ministra italiana como Chair de G7 junto con todas las partes interesadas que participaron en el gran evento (PCO, oficiales de seguridad, policía y militares, equipo médico, personal técnico, azafatos, etc.)