Protocolo local, una apuesta por la transparencia y la reputación institucional

LAURA CASTRO MESONES
Licenciada en Publicidad y Relaciones Públicas
Máster Universitario en Comunicación Corporativa, Protocolo y Eventos

¿Cómo se plantea el acto de entrega de medallas en un municipio? ¿A quién se invita y cómo? ¿Qué se necesita para celebrar este acto? ¿Cómo se ordena a las autoridades invitadas? ¿Quién interviene? Éstas y otras cuestiones surgen a la hora de planificar cualquier evento. Y cuando hablamos de una administración cobra aún más importancia el rigor con el que se haga, no solo por su carácter oficial y público, sino también por su repercusión en el prestigio de la institución.

Cuando el protocolo funciona, el acto destaca por su fluidez: las autoridades saben por dónde entrar, quién las recibe, qué tienen que hacer, a quién saludar, dónde se sientan, en qué orden les toca intervenir, etc. La secuencia se ejecuta sin incidencias destacadas.

El protocolo, como técnica para la organización de eventos, ofrece las herramientas para garantizar el buen desarrollo de estos actos y crear un clima de entendimiento en las relaciones institucionales a todos los niveles (pensemos, por ejemplo, en las visitas que se organizan entre líderes de países enfrentados, en las conferencias de paz, etc.).

La importancia de profesionalizar estas funciones

Solo cuando algo falla en un evento de estas características nos damos cuenta de la importancia de profesionalizar estas funciones y de planificar adecuadamente. Si nos alejamos de los grandes actos de las altas instituciones y nos centramos en el ámbito local, vemos que, según la capacidad presupuestaria y financiera del municipio, el número de actos protocolarios varía y, por supuesto, la organización de actos protocolarios se asigna a diferentes personas que, según las circunstancias, pueden tener el perfil profesional apropiado o no.  En este sentido, hay destacar que a la hora de dirigir y planificar actos institucionales los expertos en la materia señalan que no basta con las buenas intenciones de la persona de confianza, sino que además hay que saber hacer y esto implica conocer las técnicas de comunicación y organización de actos. De ahí que resulte fundamental contar con personal cualificado para desarrollar estas tareas y que haya una estrecha coordinación entre el gabinete de la institución, el servicio de protocolo y el de comunicación. Por otro lado, hay que subrayar que detrás de cada acto hay unos objetivos y una idea que transmitir y que ésta debe reforzarse a través de las formas, los gestos, la decoración y los símbolos, con el fin de ofrecer una imagen que esté en coherencia con el mensaje.

El protocolo, como vemos, entronca directamente con la comunicación. De ahí su importancia como herramienta estratégica de comunicación pública para transmitir los valores de la entidad. Gestionarlo de manera acertada requiere conocimientos y experiencia.

El protocolo está presente en multitud de actividades del ámbito local que merecen nuestra atención y que hay que poner en valor desde el punto de vista comunicativo y organizativo

Los actos no sólo ayudan a escenificar la estructura de poderes en el ámbito institucional, sino que, como buena herramienta de relaciones públicas, nos permiten conectar de forma directa con el público al que se dirigen, poniendo especial énfasis en el mensaje y en el tratamiento de las autoridades y de representantes de organizaciones de diversa índole.  En este sentido, además de la toma de posesión y la constitución de la corporación, el protocolo está presente en multitud de actividades del ámbito local que merecen nuestra atención y que hay que poner en valor desde el punto de vista comunicativo y organizativo. Se trata de crear un clima de entendimiento y acuerdo en el que todas las personas que participan se sientan cómodas. Para ello, la persona responsable de protocolo se encargará de planificar, dirigir y ejecutar el acto correspondiente contando con los conocimientos en materia protocolaria, la experiencia, la visión institucional y la capacidad para negociar, llegar a acuerdos y solventar imprevistos también durante el mismo desarrollo del acto.

Como decimos, la organización de cualquiera de estas actividades requiere del envío de invitaciones, la realización de confirmaciones, la elaboración de la secuencia con el orden de intervención de autoridades, la identificación del momento en el que se hará la foto de grupo o la atención a los medios de comunicación.

El reglamento de protocolo

¿En qué criterios podemos apoyarnos para organizar estos actos y de alguna manera, conseguir cierta estandarización? Siguiendo el Real Decreto 2099/1983, estaríamos ante actos de carácter general en los que las corporaciones locales pueden aplicar la tradición y costumbre y, por supuesto, su propia normativa.

Desde la aprobación del Real Decreto de 1983, han ido surgiendo numerosos reglamentos de protocolo aprobados por los propios ayuntamientos y diputaciones, si bien el grueso de estas entidades no cuenta con esta norma. Estos reglamentos recogen no sólo el orden de la corporación local, sino que además pueden y deben incluir las directrices que cada institución aplica para la organización de sus propios actos. Hablamos de cuestiones relativas a la proxémica y a la cronémica, a las partes que componen un acto (recibimientos institucionales, líneas de saludo, intervenciones, presidencia del acto, etc.).

Sin duda, la regulación de estos asuntos ayudaría a solventar muchas incidencias que en algunos casos se resuelven de manera accidentada y también, en ocasiones, con conflicto institucional incluido. Si la entidad cuenta con su propio reglamento de protocolo estará más claro, por ejemplo, a quien le corresponde presidir el acto en cuestión, la ubicación de los miembros de la corporación, el uso de sus símbolos, etc., sin que esto tenga que variar en función de quién represente a la institución. Además, hay que tener en cuenta que en protocolo la costumbre es ley. De ahí que el reglamento de protocolo de las corporaciones locales permita preservar las costumbres de cada territorio y recogerlas por escrito.

Si en el plano estatal contamos en el Real Decreto de 1983, y en el plano autonómico con el Decreto 77/2002, ¿por qué los ayuntamientos no desarrollan su propio reglamento de protocolo? Tienen la potestad para hacerlo

Por tanto, si en el plano estatal contamos en el Real Decreto de 1983, y en el plano autonómico con el Decreto 77/2002, ¿por qué los ayuntamientos no desarrollan su propio reglamento de protocolo? Tienen la potestad para hacerlo. Obviamente, no estamos hablando de una cuestión apremiante para la ciudadanía, pero teniendo en cuenta los esfuerzos que cualquier administración local hace para transmitir su mensaje, no está de más reflexionar al respecto y destacar la necesidad de apoyarse en el protocolo y en la organización de eventos para que el mensaje llegue con más nitidez a nuestro público. La organización interna de cualquier acto se facilitaría mucho y esto repercutiría en la reducción de los recursos públicos que se necesitan para su puesta en marcha. Sí, una vez que está regulado, todo rueda y fluye mejor. Y con menos coste.

Al contar con un reglamento de protocolo propio, la institución mejora la forma de hacer las cosas y marca su ‘cultura protocolaria’, es decir, personaliza sus reglas, lo que le permite crear su propia identidad, destacar su singularidad y subrayar sus tradiciones en los actos públicos que organice. Sin duda, esto, además de generar confianza, repercute de forma directa en su prestigio y favorece la transparencia ante la ciudadanía.