Protocolo es Planificación

RAMÓN PECHE VILLAVERDE
Presidente de la Asociación Española de Protocolo (AEP)

“Reflexiona deliberadamente antes de hacer un movimiento»
Sun Tzu, militar chino, autor del libro El Arte de la Guerra 

Aranjuez, 28 de febrero de 2025. Despidiendo el mes más corto del año, retomo mis referencias a los términos que convergen, a mi entender, en la definición del protocolo: comunicación, planificación, organización, imaginación, participación, consenso… Ya me referí al primero de ellos el mes pasado y abordo ahora el segundo, la planificación, acción imprescindible en nuestra actividad profesional que, además, nos asegura un alto porcentaje de éxito en el desarrollo de la misma. Planificar es trazar los planos para la ejecución de una obra (DRAE). Se trata de proyectar, planear, programar, estructurar… Es una forma de elegir, definiendo opciones en el presente que nos servirán para el futuro. Podemos entender la planificación como la provisión de medios y acciones arbitradas para alcanzar ese futuro. Es trazar, premeditadamente, el mejor camino desde el inicio del diseño de un evento, para obtener, o impedir, un determinado estado de las cosas en el futuro.

La frase con la que encabezo esta carta nos remite a la necesidad de reflexión antes de actuar. Pertenece a un militar chino que vivió hace dos mil quinientos años, cuyas enseñanzas siguen vigentes hoy en día. El general Sun Tzu fue un estratega militar y filósofo de la antigua China, autor de una obra que ha sido referente en la ciencia militar de la estrategia, pero también se ha aplicado a la diplomacia, al mundo empresarial, a la política, a los negocios, al ámbito deportivo y a la organización de eventos: el arte de la Guerra. Aunque su título parezca exclusivo de un tratado militar y bélico, en el texto se abordan estrategias que pueden aplicarse a la administración y a la gestión y, más concretamente, a la planificación. Se describen esas estrategias para aplicar en una batalla, en una confrontación, pero se aboga por la diplomacia y el buen funcionamiento de las relaciones internacionales como algo esencial para la salud de un Estado.

Hay historiadores que han cuestionado la existencia real de Sun Tzu. Otros lo sitúan como un general al servicio del rey Helü de Wu, en el período de las Primaveras y Otoños de China (722-481 a. C.). Estudios recientes sitúan su obra en el período de los Reinos combatientes (476-221 a. C.), basándose en las descripciones militares del texto y en la similitud de su prosa con la de escritos de esa época. El nombre por el que conocemos al general es en realidad un título honorífico que significa «Maestro Sun». Su nombre de cuna era Sun Wu y fuera de su ámbito familiar se le conocía por su nombre de cortesía: Changqing.

Accedí a esta obra de forma muy singular, al recibir un obsequio personal de una delegación china en visita al Ayuntamiento de Aranjuez, donde desempeñaba mi labor como jefe de Protocolo. Se trata de una versión en bambú, elegantemente presentada en una caja de madera, que incluye un decorativo soporte para su exhibición, un guante blanco de seda para su manipulación y una lupa para su lectura, detalles que menciono para significar también el valor artístico y simbólico de este objeto como obsequio protocolario.

En nuestro campo profesional, la planificación determina uno de los factores de éxito más importantes de cualquier proyecto, avocándonos a una cuidadosa y minuciosa programación previa para lograr una ejecución precisa y eficaz. Planificar obliga a estudiar opciones, pros y contras, alternativas… Nuestras famosas opciones “B” (y “C”, y “D”). Planificar es tomar ese tipo de decisiones que nunca han de tomarse en “caliente”, con prisa, improvisadamente o con ansiedad. Pero, además, planificar es invertir y, a la larga, ahorrar. En recursos, en tiempo, en costes, en material… Si todo está planificado en un acto, nuestra capacidad de éxito aumenta dado que podemos prever, sino todos, muchos de los imponderables que pueden llegar a concurrir en cualquier actividad humana.

Sun Tzu defendía que las reglas militares son cinco: medición, valoración, cálculo, comparación y victoria. Decía: El terreno da lugar a las mediciones, éstas dan lugar a las valoraciones, las valoraciones a los cálculos, éstos a las comparaciones, y las comparaciones dan lugar a las victorias. Mediante las comparaciones de las dimensiones puedes conocer dónde se haya la victoria o la derrota.

Si trasladásemos ese planteamiento a la organización de eventos podríamos deducir que las mediciones se corresponden con la elección de las ubicaciones y espacios. Salas, canchas, estadios, escenarios, auditorios, teatros…, marcan y determinan el evento en sus dimensiones y características. Una vez elegido el sitio (cuando podemos hacerlo, pues las más de las veces hemos de trabajar en un lugar ya predeterminado u obligado por el formato o la tipología del evento), debemos analizar sus posibilidades y recursos, es decir, entramos en el campo de las valoraciones. Ese análisis que precisa tiempo y conocimientos, al mismo tiempo que dotación humana, material, servicios y suministros. Estamos armando la estructura del evento, construyendo el armazón que iremos cubriendo con las distintas piezas que componen el mismo y que, indefectiblemente, nos lleva al terreno de los cálculos. Aquí nos enfrentamos con las listas de proveedores, los concursos de adjudicación, los presupuestos, las previsiones de gastos, la financiación y el posible patrocinio. Todo el ámbito económico que posibilita y, al mismo tiempo, condiciona la ejecución del proyecto y, sobre todo, su viabilidad. Tenemos que empezar a tomar decisiones, a valorar si es factible seguir adelante y recurrimos a lo que Su Tzu define como las comparaciones. En nuestro campo profesional, a la experiencia, a los resultados de ediciones anteriores, a la contrastación con otras acciones o eventos similares. Comparamos distintas fuentes, perspectivas y argumentos para obtener efectos y ejecuciones diversas pero aplicables a nuestros eventos. Examinamos esos criterios, por si son procedentes y válidos, y tomamos decisiones, sin olvidar las ya mencionadas opciones “B”.

Y las comparaciones dan lugar a las victorias, nos decía Sun Tzu. Nuestras victorias son los eventos finalizados con éxito, con resultados positivos, con objetivos logrados. Hemos recorrido un camino y llegamos al destino, aunque aquí no acaba todo. Recurro de nuevo al estratega chino para recopilar lo que él denomina las cinco maneras de conocer al futuro vencedor:

Triunfan aquellos que:

• Saben cuándo luchar y cuándo no, es decir, analizan las posibilidades de éxito del evento y determinan así su ejecución. PLANIFICAN.
• Saben discernir cuándo utilizar muchas o pocas tropas, es decir, estudian sus recursos humanos y materiales y los dosifican o los eligen para acción. PROGRAMAN.
• Tienen tropas cuyos rangos superiores e inferiores tienen el mismo objetivo, es decir, cuentan con un organigrama claro de distribución de funciones, responsabilidades, dependencias y crean una jerarquía o cadena de mando que permite asegurar que las indicaciones fluyan adecuadamente de los niveles superiores a los inferiores.
• Se enfrentan con preparativos a enemigos desprevenidos, es decir, acopian materiales, preparan con tiempo las acciones, programan secuencias y cierran cronogramas. PREVEN.
• Tienen generales competentes y no limitados por sus gobiernos civiles, es decir, hacen valer el criterio profesional, asumiendo sus responsabilidades y definiendo su autoridad sobre el evento. PROFESIONALIZAN.

“No será la última vez que acuda a las enseñanzas de genera Sun Tzu, extrapolables al ámbito de la planificación y aplicables a otros ámbitos del protocolo, las relaciones institucionales y la organización de eventos.

No será la última vez que acuda a las enseñanzas de genera Sun Tzu, extrapolables al ámbito de la planificación y aplicables a otros ámbitos del protocolo, las relaciones institucionales y la organización de eventos.

Conferencia de Juan Luis Sierra

En este sentido, un claro ejemplo de planificación es lo que nos trasladó el delegado territorial de la AEP en Madrid y miembro de nuestra junta directiva, Juan Luis Sierra, en la interesante conferencia que ofreció el pasado 24 de febrero, desde el programa exclusivo de webinar para miembros de la AEP. Bajo el sugerente título “Buque escuela Juan Sebastián de Elcano, escuela de la mar y de la vida”, Sierra analizó pormenorizadamente la planificación que precisa la travesía anual de este velero de cuatro palos, que moviliza 3.770 toneladas, con 197 tripulantes y 90 guardiamarinas a bordo.

La conferencia nos dio la oportunidad de conocer la historia, funciones y ceremonias más significativas de un velero casi centenario conocido como el embajador y el navegante, como adelantaba el propio título de la conferencia, a través de la experiencia y conocimientos de un prestigioso profesional, que une a su actual dedicación como Jefe de la Oficina de Protocolo del Jefe de Estado Mayor de la Armada, su perfil académico como profesor, formador y conferenciante. Juan Luis Sierra, además, ha tenido ocasión de pasar temporadas a bordo y nos ilustró sobre las singularidades técnicas de este bergantín-fragata, botado en 1927, que ha recorrido 1.850.000 millas náuticas, circundado 11 veces el mundo, con casi un centenar de cruceros de instrucción y 15.300 singladuras (días de mar), arribando a 205 puertos en 73 países con 1.265 recaladas… Cifras que dan una clara muestra de la importancia de esta icónica embarcación de la Armada Española que funciona como buque escuela, formando a la oficialidad de la Armada, del Cuerpo General y del Cuerpo de Infantería de Marina; y como embajada itinerante de España, prestando apoyo diplomático a la política exterior del Estado y reforzando nuestras relaciones internacionales y nuestra imagen institucional.

Este año, dentro del tradicional plan de estudios de la Escuela Naval Militar para los guardiamarinas, la travesía cuenta con una presencia poco habitual que incide en la relevancia institucional del buque: la incorporación de Su Alteza Real la Princesa de Asturias, el pasado 8 de enero, para realizar como alumna el XCVII Crucero de Instrucción y continuar así con su formación naval. Esta circunstancia y las connotaciones protocolarias de la misma, fueron analizadas por el conferenciante y propiciaron interesantes preguntas de los asistentes a la webinar.

Asamblea General Ordinaria de la AEP

Planificación es, también, el ingente número de tareas previas a la convocatoria de la Asamblea General Ordinaria de la AEP, que desarrollaremos en menos de dos semanas en la ciudad de Murcia. Será la tarde del jueves 13 de marzo y como ya henos venido recordando, nos lleva a celebrar este tipo de encuentros corporativos en una de nuestras delegaciones territoriales, significando nuestra implantación estatal. Incido de nuevo en recordar el interesante programa de eventos que componen esta cita corporativa y formativa, desde cuatro perspectivas que les recuerdo en orden de celebración:

1. Corporativa: la mencionada Asamblea General Ordinaria del ejercicio 2024, en formato híbrido, en la tarde del jueves 13 de marzo.
2. Institucional: reuniones con las autoridades autonómicas y locales de la Región de Murcia y su capital, para presentar a los representantes de las instituciones murcianas (Presidencia del Gobierno de la Región de Murcia, Asamblea Regional, delegación del Gobierno en Murcia y Alcaldía de la ciudad) nuestros proyectos y expectativas profesionales. Estos encuentros incluirán visitas profesionales a las instalaciones y edificios que albergan a estas mismas instituciones, durante la jornada del jueves 13 de marzo.
3. Cultural: recorridos guiados por monumentos emblemáticos de la capital murciana, de notable interés por su historia y su arquitectura, pero también por albergar actos y eventos de diversa índole, como la Iglesia Catedral de Santa María o el Real Casino de Murcia.
4. Formativa: Organización, junto a la Universidad Católica San Antonio de Murcia (UCAM), del IV Foro Profesional de Protocolo y Eventos, actividad que está coordinando nuestra delegación territorial en la Región de Murcia. Un encuentro profesional consolidado, en el que profesionales de alto reconocimiento abordarán temas de indudable interés y actualidad: seguridad y ciberseguridad, proyección e interacción, protocolo empresarial y corporativo, eventos inclusivos y sostenibles, protocolo universitario, gestión del stress en los eventos… Todo ello en el Campus de los Jerónimos de la UCAM, en Guadalupe, el viernes 14 y el sábado 15 de marzo.

Terminamos el mes con las celebraciones del Día de Andalucía e iniciamos el siguiente con las del Día de Les Illes Balears. Nuestra felicitación a las socias y los socios de estas dos comunidades autónomas donde mantenemos dos históricas delegaciones, especialmente a quienes dedican su trabajo a garantizar que ceremonias y actos institucionales se desarrollen con absoluta normalidad y la necesaria brillantez para garantizar su efecto comunicativo desde su perfil institucional.

Me despido con la intención de seguir desgranando esas caras del protocolo que nos hablan de comunicar, planificar, organizar, imaginar, participar…

¡Buen día y buena suerte!