Los entresijos de un evento, la relación entre el event manager y el premiado

ARANTXA VICEDO
Responsable de Protocolo del Ayuntamiento de Elche
arantxavicedo.com

Ya sea un acto más grande o más pequeño, institucional, corporativo, universitario… cada evento es diferente y precisa de un Plan Integral de Eventos donde los event manager plasmamos de forma detallada la planificación y organización de todo el rompecabezas que supone ponerlo en marcha (objetivos, fechas, localización, sonido, venue, invitados, diseño creativo, presupuesto, etc.) aunque pocas veces compartimos por escrito cuáles son los entresijos que se esconden detrás de ellos.

El vínculo con los premiados: la personalización

Por ese motivo, en este artículo me gustaría poner en común los entresijos que más disfruto cuando organizo un acto donde hay premiados como protagonistas, ese proceso o vínculo que genero con ellos desde el momento que el alcalde me da el ok para contactar con ellos por primera vez tras conocer la noticia de la concesión de una distinción municipal hasta el día del acto, aunque es cierto que nunca termina ahí.

Como puedes observar en esta infografía el proceso tiene 4 picos de intensidad que te explico a continuación:

• En primer lugar, contacto con cada premiado a través de un sms personalizado de WhatsApp para concretar en momento en el cual puede atenderme.
• A continuación, y una vez cerramos ese momento, mantengo un primer contacto telefónico individualizado donde les explico todos los pormenores del acto en el cual va a participar, qué número de invitados les pueden acompañar, cuánto tiempo disponen para realizar su discurso, quién y cómo se le entregará la distinción, horarios para el día del evento y por supuesto, resuelvo todas las dudas que les puedan surgir, la llamada la complemento con un mensaje de WhatsApp donde le expongo todo lo que hemos comentado con el fin que estén atentos mientras conversamos y no apunten nada.
• Desde el momento que tengo el contacto telefónico hasta el día del acto, los premiados pueden contactar conmigo para cualquier consulta que les surja.
• Por fin llega el día del acto, el primer encuentro personal donde recibo uno a uno, los presento entre ellos para que se vayan conociendo y los acompaño hasta el despacho de alcaldía para que se encuentren con el alcalde.
• Por último, llega el momento de iniciar el acto donde se les hace entrega de la distinción, momentos previos al inicio me gusta hacer un repaso general para tranquilarlos ya que los nervios suelen estar a flor de piel, durante el mismo estoy visualmente disponibles para cualquier cuestión que me puedan necesitar.

Y este proceso de personalización hacia el premiado desde el trato humano es mi único objetivo, es vital que nuestros homenajeados se sientan y recuerden la experiencia del acto como un momento agradable, inolvidable, es clave para el desarrollo del evento, todo va ocurriendo con naturalidad, pero detrás hay un trabajo invisible a ojos de los invitados.

Desde mi experiencia profesional estas keywords resumen como se hace posible todo este proceso: con la amabilidad, una mirada cómplice que la persona sienta que estás ahí, una sonrisa, con la agilidad para resolver sus dudas en el menor tiempo posible y por supuesto con l honestidad y transparencia con el invitado en todas las cuestiones que se planteen durante el proceso del evento.

Los premiados del Acto Institucional del Día de la Constitución

Hace dos días, el pasado 6 de diciembre conmemoramos el 44 aniversario de nuestra Constitución, desde el Ayuntamiento de Elche, organizamos un acto institucional donde se distinguen a aquellas personas, asociaciones o entidades cuyo trabajo es importante para la consolidación de los hábitos democráticos en Elche, a ellos les dedico esta entrada, por hacer que mi trabajo tenga sentido, y por supuesto, también «a mis premiados» que seguro que rozarán el centenar desde el año 2015 hasta el día de hoy.

GALERÍA DE IMÁGENES ACTO INSTITUCIONAL DÍA DE LA CONSTITUCIÓN AYUNTAMIENTO DE ELCHE 2022