Evolución y contextualización del protocolo empresarial como una alternativa real

JAVIER VILARIÑO

Los grandes profesionales del ceremonial y el protocolo que precedieron a la generación actual nos han dejado una fastuosa herencia que nos permite recoger hoy en día una magnífica cosecha. Sus muchos años de trabajo, esfuerzo y tesón, lejos de caer en saco roto, han servido nada más y nada menos que para sentar las bases fundamentales que permiten de una vez por todas que el protocolo sea reconocido como una ciencia independiente. Incluso mucho más: abre un camino esencial hacia la consolidación de las distintas especialidades de la profesión. Una labor que debemos reconocer y aplaudir desde todas estas áreas y que nos permite abordar con una mejor perspectiva la evolución y contextualización del protocolo empresarial.

La cuestión bien se merece un ligero repaso histórico no sin comentar previamente que el paso más importante ya se ha dado: abrir esa esperada senda que ya permite en varios países cursar de forma oficial en la Universidad los estudios de protocolo o ceremonial, motivo por el cual los profesionales ya podemos contar con una titulación específica que acredita nuestros conocimientos para ejercer la profesión.

El reconocimiento científico

En mi opinión, este hecho es primordial para consolidar y poner en valor, de una vez por todas, una profesión cuyos orígenes ya aparecían reflejados en el primer código de la historia de la humanidad que se conoce: el Código Hammurabi, (1795-1750 a.C.), un conjunto de leyes inscritas en piedra en el que ya se detallan normas que establecen los criterios que regulaban la vida de los seres humanos y su interrelación, tal y como recoge uno de los grandes referentes del protocolo en España y prestigioso diplomático, José Antonio de Urbina, en una de sus obras de referencia: El gran libro del Protocolo.

Este reconocimiento del ceremonial o protocolo como disciplina científica abre un camino muy importante para la consolidación de las distintas ramas que conforman la profesión: la social, la militar, la eclesiástica, la universitaria, la diplomática, la deportiva… y, por supuesto, la empresarial.

Si hay una etapa significativa para el mundo de la industria y, por tanto, para el sector empresarial, ésa es la comprendida entre la Segunda Revolución Industrial (año 1870) y el inicio de la Segunda Guerra Mundial (año 1939). Es en ese periodo cuando ciencias como la comunicación o las relaciones públicas encuentran su verdadero caldo de cultivo para constituirse como auténticas disciplinas científicas vinculadas al auge de la industria estadounidense y la europea.

A medida que avanzan estas áreas del saber, también empiezan a surgir hacia finales de la primera mitad del siglo XX los primeros autores que estudian el protocolo y que publican trabajos centrados principalmente en el mundo oficial, militar y diplomático, en la urbanidad y en las buenas maneras, en el ceremonial público, en la etiqueta, en los honores y las distinciones… Pero no es hasta finales de los años 80 o principios de los 90 cuando realmente algunos autores y expertos comienzan a hablar y a sentar las bases del protocolo empresarial o protocolo de empresa dedicando algún que otro apartado al respecto o, en el mejor de los casos, hasta un capítulo a hablar del protocolo corporativo en trabajos y publicaciones que tratan la disciplina protocolar desde un plano general centrándose casi exclusivamente en el ámbito oficial y social.

En efecto, no son demasiadas las obras que abordan de forma íntegra el estudio del protocolo aplicado al mundo corporativo, a pesar de que la globalización de la economía convierte a las empresas y a los empresarios en actores principales en el plano económico, un pilar cardinal para el desarrollo de los distintos países.

El ‘manual interno de protocolo’

Como profesional del protocolo empresarial, considero primordial aprovechar las oportunidades que nos ofrece este contexto de globalización en el que las empresas son los grandes dinamizadores económicos en todo el mundo consolidándose como estamentos de gran influencia y alcanzando cotas de poder muy superiores, en muchas ocasiones, a las que pueden atribuirse a numerosas instituciones públicas e incluso a gran cantidad de estados. Por esta razón, las organizaciones empresariales suponen un importante nicho de mercado para incorporar en sus organigramas a expertos en ceremonial, protocolo y organización de eventos.

No tengo la menor duda de que el pilar principal sobre el que las empresas deben de sentar las bases del ceremonial es en el manual interno de protocolo, documento básico que ha de regular su funcionamiento en esa materia. Así como en el ámbito oficial hay leyes, decretos o artículos que establecen el orden a seguir en la ordenación de autoridades o cargos públicos que regulan el uso de banderas e himnos y el otorgamiento de honores y distinciones, en el privado deberán ser las mismas empresas las que desarrollen sus propias normas para aplicar en su día a día en la interacción con sus distintos stackeholders.

El manual interno de protocolo es un documento hecho ad hoc para cada entidad que debe de recoger las particularidades y especificidades de la organización constituyéndose, por tanto, en un instrumento de referencia en el perímetro corporativo que servirá para estandarizar y homogeneizar los procedimientos y pautas de actuación en materia de ceremonial interno. Básicamente, debe ofrecer una visión global de la actividad protocolaria de la empresa, el detalle de la metodología organizativa de los actos y eventos que se desarrollan en su seno, su orden interno de precedencias, las funciones internas del área de protocolo y ceremonial, las pautas para la interacción con sus distintos públicos objetivos y la regulación de sus símbolos propios.

A su vez, deberá desarrollarse desde el rigor y se caracterizará por ser flexible y por estar adaptado al dinamismo y al posicionamiento de la empresa. Además, tendrá un enfoque dirigido a reforzar su imagen y a ensalzar la calidad de sus acciones o actuaciones públicas y/o las de sus representantes institucionales.

Como consecuencia del Covid-19, muchas marcas han querido complementar su manual interno incorporando un nuevo apartado dedicado a situaciones extraordinarias o de crisis, puesto que, de alguna forma, conviene tener reguladas las pautas a seguir en estos casos, lo cual refuerza y reafirma al manual interno de protocolo como una herramienta de contingencia de los posibles riesgos a los que se enfrenta la corporación en materia de protocolo y de imagen.

En el contexto actual, las organizaciones empresariales están muy comprometidas con el entorno en el que interactúan, y su herramienta principal para hacer visible su compromiso social pasa por la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) o Responsabilidad Social Empresarial (RSE) con el objetivo de contribuir de forma activa y voluntaria a mejorar social y económicamente su hábitat. 

A este último punto debemos añadir también su compromiso con el medio ambiente y la sostenibilidad, factores o elementos que están siendo incorporados a los planes estratégicos de estas entidades, las cuales, a su vez, han irrumpido en el ámbito protocolario modificando la organización de los eventos que cada vez, de forma más habitual, incorpora elementos de origen ecológico en sus decorados con celebraciones en espacios naturales o al aire libre y con una clara preocupación por el ahorro energético, por incorporar elementos sostenibles y reutilizables y por servir alimentos ecológicos en los cócteles.

Buenas expectativas

En resumen, el auge del ceremonial y el protocolo basado en los estudios y titulaciones oficiales que sientan sus bases como disciplina científica abre un camino muy importante para las distintas especialidades de la profesión. Con este caldo de cultivo, el protocolo empresarial se presenta como una alternativa real para los profesionales del ceremonial corporativo dada la elevada necesidad que tienen (y que tendrán) las organizaciones empresariales para incorporar esa función a sus estructuras organizativas.

El protocolo empresarial y disciplinas afines como la comunicación, el marketing, la publicidad o las relaciones públicas conforman un bloque corporativo enfocado al producto o servicio que ofrece cada empresa al cliente y al posicionamiento de la empresa con el fin principal de potenciar la imagen de marca y la identidad corporativa.