MAR GIL
Ya en el segundo trimestre de año 2013, en el número 67 de esta misma revista, se hacía mención a un evento híbrido: el I Congreso Universitario de Comunicación y Eventos. En ese artículo ya se atisbaban las bondades de realizar este tipo de actos. En 2015, João Paulo da Silva comentaba en el prólogo del libro “e-Renovarse o Morir”, de la autora Silvia Leal, que nos encontramos en uno de esos momentos “que están cambiando la historia. Aunque a diferencia de los anteriores, éste se debe a dos factores: uno de ellos es el tecnológico y otro el personal”. La propia autora, en este mismo libro, vaticinaba que se acercaba una nueva ola digital y preveía que la realidad aumentada, según frase textual, generaría en 2020 “un negocio de 150.000 millones de dólares frente a los 5.000 millones con los que cerrará 2016.
Pero aun teniendo referencias en cuanto a eventos virtuales e híbridos desde antes de la pandemia, ha sido ahora cuando realmente hemos sido conscientes de la necesidad de dominar este tipo de eventos. Por ello, es imprescindible que tengan la calidad necesaria apoyada en una buena organización para que puedan cubrir, salvando las distancias, la necesidad de seguir comunicando a través de los eventos.
Todos en nuestro día a día hemos interiorizado estas dos expresiones para denominar eventos que no son enteramente presenciales: eventos virtuales y eventos híbridos. También podemos encontrar eventos digitales, en línea etc. Pero, por regla general, ésta es la denominación más usual.
Un evento virtual es aquel que no tiene presencialidad y que reúne tanto a asistentes como a ponentes en un entorno virtual a través de una web. Dentro de este tipo nos podemos encontrar con varias modalidades: los que se llevan a cabo a través de una web o landing page o los virtuales 3D más o menos inmersivos.
En cualquier caso, la clave principal para organizar un evento virtual es tener claro que no es una videollamada. Esto que parece tan simple es algo que a menudo sucede, dando entidad de evento virtual a una simple reunión a través de Zoom.
En relación a los eventos virtuales 3D, nos encontramos con un espacio en tres dimensiones creado virtualmente dentro del cual participan los asistentes. La conexión de los participantes puede ser desde diferentes dispositivos: ordenador, tablet, móvil, o pueden simular estar en ese espacio a través de un croma. Son más inmersivos y dinámicos, evitan la monotonía y consiguen una comunicación más potente captando la atención del asistente. Esto se debe al proceso cognitivo que permite que nos orientemos hacia estímulos relevantes, según se puede leer en la página www.cognifit.com. Los entornos 3D nos permiten personalizar el espacio con el fin de adaptarlo al mensaje y a la audiencia a la que nos queremos dirigir.
Uno de los puntos relevantes cuando organizamos nuestro evento virtual es seleccionar correctamente la plataforma que debemos utilizar. No en pocas ocasiones, por ir en busca de la innovación y la sorpresa, perdemos de vista a nuestros asistentes, a nuestro target, y utilizamos las herramientas equivocadas que hacen que se pierda el mensaje.
Recordemos que nuestros asistentes dejan de ser tales para convertirse en usuarios. Esto es relevante, pues nos va a permitir medir la experiencia del usuario o user experience (UX) con relación a nuestro evento y seleccionar mejor el acceso. Por ejemplo, para una reunión científica en la que el perfil del usuario con respecto a la tecnología es medio o bajo, elegiríamos una plataforma web de fácil acceso y que mostrase de manera clara al ponente y a los datos de su exposición.
Sin embargo, en un acto en el que el auditorio tiene un perfil de usuario mucho más avanzado, acostumbrado a utilizar la tecnología en su día a día, sí seleccionaría una plataforma más inmersiva en la que pueda moverse por un mundo virtual 3D en el que interaccionen a través de un avatar. Incluso existe la posibilidad de hacer un modelaje en 3D de las personas reales que queremos que reciban a nuestros usuarios cuando acceden a la plataforma. Al reconocer una cara amiga la experiencia es mucho más amable y empática. Esta opción es una buena solución para congresos en los que podemos tener expositores o, por ejemplo, para festivales de música. Sin embargo, en un evento en el que el perfil de usuario es más bajo, utilizar estas plataformas puede ser contraproducente y corremos el riesgo de que el acceso le resulte tedioso y le perdamos incluso antes de comenzar el evento.
Cabe decir, que ahora mismo hay soluciones intermedias en las que la landing page es de acceso fácil que combina el acceso a un lobby que estéticamente tiene un aspecto más inmersivo, pero en el que no es necesario un avatar para movernos por ella.
Webs reponsive
Usemos la plataforma que usemos, debemos tener en cuenta que los usuarios accederán desde diferentes dispositivos por lo que es crucial que las webs sean reponsive y las plataformas estén adaptadas para su uso en móvil y tablet, o incluso necesitaremos una app. También deben contener los disclaimers en cuanto a la protección de datos y derechos de imagen.
En el caso de los eventos híbridos, podemos considerar que son un modelo virtual en el conviven el componente de conexión en remoto u online y un componente presencial. En mi opinión, podemos hablar de evento híbrido cuando tenemos de manera presencial a varios participantes, bien solo los ponentes, bien los ponentes y un número limitado de asistentes.
Otras voces como Rudolf Rannegger, Deputy General Manager de la empresa MCI, comentaban en el webinar “¿WTF es un evento híbrido?”, del Grupo Eventoplus en junio del año pasado, que un evento híbrido en el que solo tenemos a los ponentes de manera presencial es un evento virtual y no híbrido. En cualquier caso, este último unifica en una sola pantalla los beneficios de ambos formatos. Esto nos da facilidades infinitas que dan solución a nuestras necesidades en cada momento.
Una de las posibilidades que ofrece esta modalidad es la capacidad de aunar multi sedes y formatos, de tal manera que podemos tener varias personas en uno o varios espacios físicos con audiencia reducida o sin ella, más asistentes online, e incluso añadir ponencias pregrabadas con anterioridad.
Herramientas adecuadas
Una vez centrados los diferentes formatos y sus posibilidades, ¿cuáles son los puntos clave para organizar un evento virtual? En relación al aspecto técnico, como hemos mencionado, es importante elegir la herramienta adecuada en general y para nuestros asistentes en particular. De la misma manera que elegimos la venue en función de nuestras necesidades en un encuentro presencial. En este caso las necesidades a cubrir pueden ser: posibilidad de chat o videochat, envío de preguntas al ponente, encuestas en directo, accesibilidad, etc. Es importante que el acceso del usuario sea fácil y cómodo, es decir, tenemos que cuidar la experiencia del usuario que comienza desde el primer impacto que le llega por nuestra parte.
Algo que apenas se tiene en cuenta es disponer de un buen audio y de un buen vídeo. En esto los youtubers e influencers nos llevan una gran ventaja y parte de su éxito reside en la calidad de sus emisiones. Está claro que no querremos que nuestros ponentes aparezcan pixelados o, peor: que la gente no pueda escucharlos o la calidad del audio sea deficiente.
La buena calidad del audio es de suma importancia, y más si cabe que una buena imagen. Los usuarios pueden mantenerse conectados escuchando, aunque la imagen sea deficiente. Pero desde luego no a la inversa. Con toda seguridad, nos abandonarán si no pueden escuchar bien. Debemos también tener el control de todos los micrófonos de los usuarios y asegurarnos que están cerrados durante las exposiciones.
En cualquier caso, excusando problemas técnicos que se escapen a nuestro control, este es uno de los aspectos que como responsables debemos tener en cuenta y adelantarnos para minimizar estos posibles problemas.
Los kit speaker
Una solución es disponer de los llamados kit speaker que se componen de los elementos básicos necesarios para no tener problemas con la imprescindible buena calidad de audio y vídeo.
Los componentes son webcam, set de iluminación (puede ser un pequeño aro de luz de sobremesa), croma (puede ser una enara verde) y microfonía. Esto que en principio parece mucho, realmente ocupa poco espacio y nos asegura una óptima calidad en nuestro evento. Eso sí hay que tener en cuenta el coste de envío y recogida en nuestros presupuestos.
Realmente todos en este tiempo hemos asistido a eventos en los que los ponentes se conectaban desde sus casas con la cámara de sus ordenadores y con los cascos del móvil, y aunque a veces la calidad era buena, nunca hubiese sido la misma con estas herramientas. Por no hablar de los fondos de todo tipo que incluso pueden ser invasivos por mostrar sus propios domicilios.
Es cierto que muchas plataformas nos facilitan fondos virtuales que podemos usar en estos casos, pero no todos los dispositivos, por actuales que sean, disponen de la tecnología necesaria para soportarlos y que no hagan extraños en la pantalla. De ahí la importancia del croma.
Un ejemplo de lo hablado podemos verlo en el encuentro virtual de la revista Forbes y la empresa Everis NTTData que se retransmitió el 24 de marzo de este año. Aunque la imagen estaba cuidada en cuanto a plataforma, vimos en él a uno de ponentes al que la pantalla le hacía aguas detrás. Otros en cambio se conectaban desde sus domicilios. Uno de los moderadores tenía de fondo una pared con revistas de la marca y otro de los participantes incluyó una enara con el logo de la Organización Mundial de la Salud (OMS), organización a la que pertenecía. En este caso creo que la imagen hubiera quedado más limpia con un fondo virtual y con el equipamiento básico como el que hablábamos antes.
Por último, tenemos que pedir a nuestros ponentes en remoto que reduzcan las actividades en streaming simultáneas. Esto nos permitirá disponer de mayor ancho de banda y evitaremos problemas relacionados con la conectividad.
Como hemos comentado tenemos que cuidar y organizar nuestro evento como si fuera un evento presencial en todas sus fases.
Qué tenemos que hacer en el ‘Antes’
Definir el objetivo de nuestro evento y qué buscamos al organizarlo. Esto nos ayudará a elegir la plataforma adecuada.
Establecer la duración. Un acto virtual no puede durar más de dos horas. Y, aun así, este tiempo puede ser largo y podemos perder la atención del usuario durante la sesión. Si tiene que durar necesariamente más de dos horas, se han de establecer pausas. Estas deberán ser breves, ya que corremos el riesgo de que los usuarios comiencen otras tareas y/o nos abandonen. Durante estos descansos podemos aprovechar para poner algún video corporativo o de nuestros patrocinadores si los tenemos. Aun así, lo más recomendable es que no tengan una duración superior a dos horas.
El save the date y la invitación. Es importante gestionarlos correctamente, así como, el medio de difusión. No olvidemos que ésta es la primera interacción que vamos a tener con nuestro usuario. Antes del envío debemos tener completadas la creatividad y la imagen para incluirlas en todos los impactos, fondos virtuales, kit de dispositivos, etc. Si debemos registrarnos para acceder al evento, el formulario ha de ser claro y sencillo y no olvidar el envío de la confirmación posterior de inscripción.
Por supuesto, estas acciones han de estar coordinadas con los departamentos de comunicación de las empresas, ya que, nos ayudarán a aterrizar los mensajes y a establecer las interacciones necesarias tanto en la comunicación externa como en la interna de nuestra compañía.
Muy importante el recordatorio. La experiencia nos dice que un recordatorio en los días cercanos al evento es muy efectivo, pues la mayoría de los usuarios/asistentes suelen inscribirse en el último momento. En caso de no ser necesario un registro previo es igualmente importante hacer el recordatorio para que no falten a la cita. Tanto en el save the date como en la invitación podemos incluir un link para que directamente se guarde la convocatoria en nuestros calendarios.
Horario y fecha. No porque sea un evento virtual debemos olvidar elegir la mejor fecha posible en función a nuestro target e intentar evitar otros actos con los que podemos coincidir, bien sean deportivos, bien propios de nuestro sector.
En cuanto a la hora, aunque parezca extraño, lo más recomendable es evitar las en punto y las y media. Estos son los momentos en los que se suelen convocar todos los eventos. Por lo tanto, al haber más demanda en la misma franja horaria, solemos tener más problemas de conexión. La solución es sencilla: convocar nuestro evento a las y cuarto y a las menos cuarto.
La escenografía. Como hemos visto, es una parte muy importante en nuestro evento. Una vez que la tengamos definida debemos establecer fondos virtuales que sean atractivos y que proyecten una correcta imagen de nuestra marca. Mi sugerencia es que tengan colores que no fatiguen la visión del usuario.
Ensayos y pruebas. No debemos improvisar en ningún caso, por lo que es necesario hacer ensayos y pruebas técnicas con los participantes, así como contar con soporte técnico y una buena regiduría.
En los ensayos debemos vigilar que los participantes se coloquen a la altura correcta con respecto a la cámara para estar en la línea de visión de los usuarios. Hay que recordarles que deben mirar a la cámara y no a la pantalla como inconscientemente solemos hacer todos. Esto trasladará mucho mejor nuestro mensaje, conectaremos de una forma óptima con quienes estén al otro lado de la pantalla y evitaremos situaciones en las que parece que los ponentes nos hablan desde las alturas o, por el contrario, que están demasiado bajos con respecto a la línea de visión.
Recomendación en cuanto a la ropa. También es importante hacer alguna recomendación al respecto para no llevarnos sorpresas. Por ejemplo, las rayas pequeñas no suelen quedar bien en pantalla, los blancos muy potentes pueden llegar a molestar y si se eligen colores parecidos a nuestro fondo corremos el riesgo de que nuestro ponente se mimetice en exceso con el entorno.
Y, por supuesto, debemos hacer las pruebas necesarias para que nuestros participantes se sientan cómodos en con el uso de la plataforma elegida a la hora de mostrar el contenido de su presentación.
Si queremos desarrollar alguna actividad de grupo o tener acciones con los usuarios que nos conecten y nos hagan traspasar la pantalla o incluso apoyen la presentación de nuestro producto siempre podemos enviar los días previos una caja personalizada con los elementos necesarios. Un desayuno saludable, una selección de quesos para una cata virtual, unas velas con la fragancia de nuestro producto y un largo etcétera.
A tener en cuenta en el ‘Durante’
El contenido es fundamental, hay que contar una historia estimulante. En la medida de lo posible debemos ser comedidos en cuanto a la extensión de las presentaciones de PowerPoint. La inclusión de elementos de realidad aumentada aporta dinamismo, capta la atención de los usuarios y apoya el mensaje.
Debemos hacer que nuestro evento no sea monótono. Esto resulta más fácil si potenciamos la interacción con preguntas y encuestas, si mostramos sus resultados en directo con gráficos en realidad aumentada, si hacemos cambios en el tono de voz o contamos con la dinamización por parte de un moderador o presentador.
La gamificación en este aspecto es una herramienta de gran importancia ya que no solo dinamiza nuestro evento y nos engancha con nuestros usuarios/clientes, sino que de ella podemos extraer valiosos datos que correctamente estudiados pueden ser muy útiles para tomar decisiones en nuestra empresa.
En eventos en los que presentamos un producto es casi obligado añadirlo en formato 3D. Esto nos permitirá dar a conocer el look & feel de nuestra marca y presentar de forma realista nuestros productos. Estas acciones aportan credibilidad a nuestro mensaje.
Hemos mencionado anteriormente la importancia de contar con soporte técnico y regiduría. En este caso tenemos que distinguir entre el apoyo que hemos de tener para ayudar a los usuarios en la conexión y el que debemos dar a nuestros ponentes. En el primer caso, ese soporte se debía dar habilitando un chat, un correo o un número de teléfono en la página principal de acceso.
Una buena regiduría nos aportará una buena transición entre ponentes, presentaciones e imágenes de realidad aumentada e incluso podremos establecer un ordenamiento en pantalla de los ponentes si fuera necesario.
Sobre el ‘Después’
Es fundamental no perder el vínculo que hemos generado con nuestros usuarios. Debemos enviar un mail de agradecimiento, facilitar la descarga de certificados de asistencia en aquellos encuentros formativos que así lo requieran, enviar la grabación o informar de su acceso desde la plataforma. También podemos remitir algún tipo de promoción por participación relacionado con nuestro producto.
Estudiar las métricas. Sí, por supuesto. Acceder a estos datos en un evento virtual es sumamente fácil porque todos quedan registrados. Podemos hacer análisis de conexión y desconexión de los usuarios, tiempo de visualización, interacción entre ellos, preguntas recurrentes, mapas de calor de la página… Incluso hay herramientas para medir el nivel de atención. Además, toda esta información nos permitirá a hacer un análisis que nos ayudará a optimizar el contenido nuestros próximos eventos.
El ROI. Todo esto no solo es medible sino fácilmente exportable. Y nos ayudará a estudiar el ROI (Return On Investment o retorno de la inversión) del evento, que no siempre ha de medirse de manera tangible monetariamente, pero que sí es siempre recomendable estudiar.
¿Y si soy el usuario?
Cuando hablamos de eventos virtuales, siempre nos centramos en la organización, la tecnología, la imagen o el mensaje que transmitimos, pero después de haber organizado y asistido a infinidad de ellos siempre me pregunto si los invitados/usuarios sabemos asistir a encuentros de estas características.
Si nos paramos a ver las cámaras de cada uno de los usuarios nos daremos cuenta de que muchos están hablando por teléfono, otros, mirando el móvil o manteniendo conversaciones paralelas y algunos incluso pueden llegar a dormirse. A todo esto, hay que sumar los actores espontáneos que a veces surgen por detrás de los usuarios o la posición excesivamente relajada con la que algunos participantes aparecen en sus sofás. Además de poder considerarse una falta de respeto, todo esto puede influir en nuestro ponente, ya que podemos distraerle e incluso generarle dudas en cuanto a su participación. Mi recomendación en estos casos es no conectar la cámara para evitar este tipo de situaciones que hacen un flaco favor a nuestra imagen.
Otro problema son los micros abiertos. Esto no solo molesta al ponente si no también al resto de participantes. Además, al tener el micro abierto corremos el riesgo de que se generen situaciones verdaderamente vergonzosas o que el resto de los usuarios escuchen información que no deberían.
Como ejemplo comentaré que hace unos meses se hizo viral en redes un video de una reunión online de empresa en la que participaban nueve personas. Cuando uno de los participantes tomó la palabra se escuchó claramente una flatulencia. Por si fuera poco, como todos tenían la cámara conectada, rápidamente se identificó al ejecutor de dicha acción por el gesto de leve levantamiento para expeler la ventosidad (www.tropicanafm.com).
Sobra decir que no solo nuestra imagen puede quedar dañada, sino también la de nuestra empresa, que puede verse afectada por esta publicidad no deseada.
Creo que este ejemplo ilustra muy bien la importancia de lo expresado anteriormente con respecto a nuestra participación como usuarios.
En un evento presencial no tendríamos este tipo de comportamientos. No nos relajemos en los eventos virtuales.