Eventos exclusivos en yates, la búsqueda de la excelencia en el mar

Mª ÁNGELES SÁNCHEZ RODRÍGUEZ / Speechless Eventos, Imagen y Protocolo 

MARÍA ARCAS RUIZ / Undernews Comunicación 

Los eventos boutique normalmente están relacionados con el universo del lujo y se centran en la personalización y en la exclusividad. Son celebraciones diseñadas a medida en las que se cuidan mucho los múltiples detalles. Son eventos “llave en mano”, es decir, el event planner proporciona todo lo necesario para su ejecución y desarrollo. Deben estar organizados por profesionales realmente capacitados y formados específicamente en las distintas disciplinas que integran un evento: marketing, imagen, protocolo, recursos humanos, etc. Y, sobre todo, el valor añadido que aportan este tipo de profesionales son la flexibilidad, un trato personal y de total confianza, así como una visión global del evento. 

Históricamente los yates han sido espacios donde grandes magnates, políticos y empresarios se han reunido para cerrar tratos, debido a sus condiciones excepcionales de confidencialidad y privacidad. Son espacios idóneos para la reunión y la toma de decisiones.

Además, este tipo de eventos ha tenido mucho apogeo durante la pandemia, por la seguridad que aporta al desarrollarse principalmente en espacios al aire libre.

Debido a que la Península Ibérica junto con las Islas Canarias y Baleares están bañadas por mares y océanos, (Mediterráneo, Atlántico y Cantábrico), constituyen un enclave perfecto para el diseño y ejecución de este tipo de eventos. España cuenta con cerca de 7.661 kilómetros de costa, por lo que resulta ideal para empezar o finalizar una singladura, ya que estos eventos pueden desarrollarse en las aguas territoriales de más de un país. 

Podemos destacar que los principales valores añadidos que ofrece la celebración de un evento en un yate son: seguridad, confidencialidad y exclusividad. Los anfitriones y sus invitados buscan, en muchos casos, pasar desapercibidos y no tener repercusión, exposición pública o trascendencia mediática.

Podríamos diferenciar si se trata de un yate en propiedad o si por el contario se ha contratado para la ocasión. Según la Asociación Nacional de Empresas Náuticas (ANEN), el mercado de alquiler o chárter sigue creciendo. Hasta finales de agosto de este año se han matriculado en España 1.738 embarcaciones destinadas al chárter, lo que supone el 30% del total de matriculaciones de embarcaciones de recreo.

De cara a la organización, es imprescindible saber ante qué tipo de evento nos encontramos, si se trata de una reunión privada, de ocio o de negocio. Su carácter distendido o más formal y la etiqueta requerida. 

Se debe conocer el número de asistentes para decidir el yate adecuado según sus instalaciones, salas, salones, cubiertas y helipuerto si fuera necesario. Es relevante recordar que este tipo de eventos suele dotarse de un presupuesto elevado, aunque la horquilla puede variar ampliamente.

Para la organización de un evento en un yate debemos coordinar, informar e implicar a toda la tripulación. Dentro de la misma debemos saber que el capitán es la máxima autoridad en un yate. La purser es la persona encargada de la gestión administrativa, contabilidad, gastos, compras y trámites. Esta figura suele encontrarse en embarcaciones de gran eslora.

La figura del chief stew 

La figura del chief stew (o jefa de azafatas) se ocupa de la tripulación a su cargo, que para yates de menos de 50 metros de eslora está alrededor de las diez personas. Mientras que en super yates (de entre 50 y 70 metros de eslora) suelen ser una veintena de tripulantes y en mega yates (de entre 70 y 100 metros de eslora), la tripulación está en torno a cuarenta personas. Por otro lado, en los gigayates, (con una eslora superior a los 100 metros), cuentan con cerca de 80 tripulantes.

Entre las funciones de la chief stew está la dirección y coordinación de todo el equipo a su cargo. Se encarga de la atención y servicios al propietario y a los huéspedes y la relación con proveedores, logística, aprovisionamiento, formación del personal, contratación, arreglos, limpieza (housekeeping) y decoración, así como de la colaboración con el chef entre otras muchas y variadas funciones como la consulta de asuntos relacionados con el protocolo y la gestión de la lista de invitados, obsequios y conocimiento de necesidades especiales. Otra de las funciones es la custodia, protección y conservación de bienes y obras de arte que se encuentren dentro del yate.

Esta figura es la encargada de organizar, coordinar y dirigir los eventos que tengan lugar en el yate. La chief stew dispone de una larga lista de contactos y de proveedores de alto nivel para cumplir con las necesidades de abordo; agentes externos, brokers, chefs y una red de contacto con otros chief stews.

En el caso de los eventos en yates chárter, es relevante conocer la naturaleza de los asistentes, su cultura, religión, preferencias gastronómicas (por ejemplo, los invitados vegetarianos), o restricciones médicas (como alergias e intolerancias) para que los alimentos y las bebidas ofrecidas sean acordes a sus tradiciones o necesidades. Esta información será revelada por el bróker mediante la preference list para adecuar el servicio, de esto dependerá en gran medida el éxito o fracaso del evento.

La legislación vigente conforme a la normativa europea debe de ser siempre respetada antes, durante y después de la celebración de un evento. Está perfectamente contemplada en normativas como el Real Decreto 339/2021, de 18 de mayo, por el que se regula el equipo de seguridad y de prevención de la contaminación de las embarcaciones de recreo. En este caso se determina, “el equipo de seguridad, en la esfera del salvamento, la navegación y la protección contraincendios y de prevención de la contaminación del medio marino, particularmente por las aguas sucias, en las embarcaciones de recreo; así como las obligaciones de los propietarios y patrones y los requisitos que deben reunir dichos equipos, que, en su esencia, provienen de la normativa europea”. Si se trata de aguas extracomunitarias, se deben tener en cuenta las legislaciones de los diferentes países junto con la internacional.

La tipología de eventos a celebrar en un yate es amplia, desde eventos corporativos, viajes de incentivo o team building, recepciones de negocios, fiestas privadas etc.