El event manager busca, fundamentalmente, una cosa: seguridad, esto es, disponer de las herramientas que le permitan programar, producir y ejecutar los eventos en las mejores condiciones posibles aun conviviendo en escenarios covid.
Esta seguridad, que podríamos considerar una necesidad habitual en la gestión de eventos mediatizada por la pandemia, se traduce en la búsqueda de una gestión más flexible de los espacios que permita a los organizadores cambiar formatos y contenidos sin tener que anular o posponer los eventos programados, en definitiva:
- Flexibilidad de los venues y de sus condiciones de contratación (2 de cada 3 event managers apuntan esta necesidad). Espacios transformables (ampliables o reducibles) y espacios abiertos para actividades de networking.
- Capacidad tecnológica del espacio elegido para poder utilizar herramientas online en los eventos según sus necesidades (ponencias online, hibridación de eventos presenciales, eventos multisede…).
- Conocimiento y aplicación, en colaboración con el venue, de las normativas sanitarias de cada momento y cada lugar.
Más allá de los requerimientos a los venues, también pesa, según los event managers, la necesidad de “reconstruir la confianza en los eventos”. Para ello citan la necesidad de dar visibilidad pública a los eventos como herramientas seguras de comunicación y la importancia de que las grandes marcas apuesten decididamente por el formato presencial para disipar las posibles dudas sobre su seguridad (“si una marca tan importante como esta hace eventos, será que los eventos son seguros”).
Pero los event managers quieren más cosas:
- Controles de acceso digitalizados (y, en lo posible, sin contacto).
- Espacios grandes, bien ventilados y acceso a espacios abiertos.
- Señalética intuitiva que evite el tráfico caótico del público en el evento.
- Zonas de networking cercanas y bien ventiladas.
- Actividades adaptadas a los protocolos anti-covid.
- La posibilidad de disponer de servicios de restauración en el exterior.
- Venues o/y hoteles “burbuja”, espacios ocupados exclusivamente por el grupo del evento.
En el futuro los eventos serán muy parecidos a los de hoy, pero la pandemia influirá en la forma de entender y gestionar los eventos de mañana.
¿Qué cambios anticipan los event managers en el futuro inmediato?
La crisis sanitaria en general y el confinamiento en particular nos han hecho aprender lo que significa el aislamiento social y sus consecuencias. Equipos que no se reúnen físicamente desde hace más de dos años y están desmotivados, problemas de coordinación, discusiones gratuitas, falta de sentimiento de pertenencia… son problemas que han aflorado por la falta de esa relación social que funciona como el pegamento de los equipos y permite hacer de la relación profesional una relación personal en la que los valores de la confianza y el compromiso son clave.
Por todo ello, el event manager tiene claro que mañana los eventos van a valorar más los momentos de relación social y networking. Nuevas actividades de networking, espacios más cuidados, más tiempo parta la relación personal… son algunos de los factores que los profesionales de los eventos apuntan como tendencia clara.
Muchos eventos presenciales podrán ampliar su audiencia gracias al público online
Ese aprendizaje masivo de las herramientas online que mencionaba es una gran oportunidad para muchos eventos (eventos públicos, congresos, ferias, festivales…) de ampliar su audiencia mediante públicos remotos que, de otro modo, no podrían acceder al evento presencial. Nuevos públicos suponen más ingresos y más ingresos significa, directamente, poder hacer mejores eventos y, en su caso, obtener mayores márgenes de los eventos realizados.
Lejos de algunas opiniones iniciales que apuntaban a la gratuidad de los eventos online, el event manager es consciente de que hacer buenos eventos online tiene muchas ventajas, pero también un coste. Por ello, consideran que en el futuro inmediato la inversión en eventos aumentará, ya que todo evento híbrido supondrá trabajar en dos “venues” en paralelo, el real para el presencial y el virtual para el online. En esta línea, los event managers también mencionan un incremento en la exigencia de las prestaciones tecnológicas de los venues. El espacio o destino que no esté preparado para el evento híbrido perderá una parte importante de su negocio.
Se terminaron las reuniones presenciales de negocios y muchos de los viajes relámpago
Muchos eventos de formación y aquellos con contenidos meramente divulgativos pasarán a ser online. “Si todos sabemos utilizar Zoom ya no necesitamos tantos viajes”. En la misma línea, muchas de las grandes ponencias de los eventos (VIP’s, famosos, profesionales de prestigio…) no requerirán al protagonista de forma presencial, sino que participará mediante una ponencia online que el público disfrutará en directo. Esto permitirá al organizador grandes ahorros en viajes y gastos asociados y favorecerá el acceso a ponentes de otros continentes cuyo coste, en el caso de requerir su presencia física, es inasumible.
Los eventos tenderán a descentralizarse y serán más cortos
Las grandes audiencias dan miedo y el event manager expresa ese miedo apostando por menores convocatorias. Por ello los responsables de los eventos apuestan por un incremento de los eventos multisede conectados por streaming y de los roadshows que llevan el evento a “casa” del público. Aquí es importante señalar que este estudio, realizado a finales de 2021 en plena pandemia, puede reflejar cierto sesgo ocasionado por la situación del sector en el momento de esta investigación y el estado anímico de los event managers que han vivido en el epicentro de esta crisis.
Por último, los event manager apuntan a eventos más cortos, más dinámicos. Se acabaron las jornadas maratonianas y las presentaciones de 90 minutos. El online nos ha demostrado que el nivel de atención es finito (en el online mucho más que en el presencial) y que aprovechar el momento de concentración de nuestro público, dinamizarlo y emocionarlo, es fundamental para el aprovechamiento del evento y la obtención de los resultados esperados.
En definitiva, la salud del sector, a pesar de todo, es buena. El event manager sigue confiando en los eventos como eficaz herramienta de comunicación, pero ahora busca, ante todo, seguridad. Una seguridad que se construye a partir de una mayor flexibilidad de los servicios de los destinos y espacios de sus eventos y un “update” tecnológico en las últimas herramientas de comunicación online.
El event manager también es sensible a las oportunidades, la posibilidad de hibridar eventos que hasta ahora eran exclusivamente presenciales o sustituir reuniones o formaciones sencillas por medios online, abren nuevos horizontes en la comunicación de las organizaciones. Nuevos formatos como los eventos simultáneos multisede conectados mediante streaming adquieren un protagonismo impensable hace apenas dos años.
No puedo cerrar este artículo sin hacer un alegato en favor de la investigación en nuestro sector. Nuestro sector no investiga y sin investigación la innovación es misión imposible. Investigando podremos mejorar nuestros eventos, la experiencia del público y, por ende, sus resultados.
Decía un famoso abogado norteamericano (Clarence Darrow) que “la investigación es el principio de la sabiduría”. No puedo estar más de acuerdo.
Felices eventos.
